Wie heeft dat besloten?

Een nieuwe technicus begint op een maandag bij de technische dienst. Tien jaar geleden betekende dat een formulier, een handtekening van haar leidinggevende en een gang naar de sleuteluitgifte. Nu is het meeste al geregeld voordat ze er is. HR legt haar gegevens vast, het toegangssysteem neemt die 's nachts over en om zeven uur opent haar kaart alles wat de groep Onderhoud opent. Niemand hoefde er iets voor te doen, en dat is zo'n beetje waar onze branche tien jaar naartoe heeft gewerkt.

De groep Onderhoud opent ook de schakelruimtes en het dak. Iemand heeft die groep ooit opgezet door het profiel te kopiëren van een conciërge die dat allemaal echt nodig had, en elke nieuwe medewerker sindsdien heeft het geërfd. Het systeem gaf haar een beslissing mee die in 2019 voor iemand anders is genomen, en dat deed het feilloos.

Zo staan de meeste locaties er volgens mij nu voor. We zijn heel goed geworden in het uitdelen van toegang en nauwelijks beter in het beslissen erover. Een schonere koppeling met HR en een kaart op de telefoon zijn allebei nuttig, maar geen van beide vertelt u wie heeft besloten dat zij de schakelruimtes in mag, of dat een jaar later nog geldt.

Ook waar het toegangssysteem de medewerkers rechtstreeks uit HR haalt, gaan de sleutels nog altijd op iemands woord over de balie. In haar tweede week opent haar kaart de technische ruimtes niet, dus haalt haar leidinggevende bij de balie een sleutel voor haar op en zet zijn paraaf in het sleutelregister. Nu heeft ze toegang via twee wegen. De ene komt uit een groep waar al jaren niemand meer naar heeft gekeken, de andere van een leidinggevende op een drukke ochtend. Bij geen van beide staat waarom.

Cybersecurity heeft dit al achter de rug. Ook daar werden accounts uitgedeeld en vergeten, tot beslissen en inrichten twee aparte taken werden. Wie verantwoordelijk is voor een systeem, beslist wie erin mag, IT richt de toegang in en om de paar maanden moet iemand bevestigen dat die toegang nog terecht is. Sommige locaties maken die scheiding al voor kaarten, en bij sommige sleuteluitgiftes is er een goedkeuringsprocedure voor de gevoelige sleutels. De jaarlijkse sleutelcontrole bevestigt, waar die bestaat, dat ze de sleutel nog heeft, niet dat ze hem nog hoort te hebben.

Beslissen betekent dat de organisatie vastlegt wie wat mag openen, om welke reden en tot wanneer. Dat legt ze één keer vast, of de deur nu met een sleutel opengaat of met een kaart. Als een nieuw hoofd beveiliging dan vraagt waarom, is er een antwoord met een naam en een reden erbij.

U bepaalt wie waar mag komen. Die zeggenschap blijft bij u. portierX voert die beslissing door in de gekoppelde toegangssystemen, geeft sleutels uit op basis daarvan en legt elke stap vast. Tot de publieke lancering begin 2027 is portierX alleen op uitnodiging beschikbaar.

Het komt wel goed met haar. Haar kaart werkt, haar leidinggevende vertrouwt haar en het werk wordt gedaan. Ze kan ook de schakelruimtes in, en de enige beslissing daarachter is in 2019 genomen voor een conciërge.