Wer hat das entschieden?

Eine neue Technikerin fängt an einem Montag in der Instandhaltung an. Vor zehn Jahren brauchte sie dafür ein Formular, eine Unterschrift vom Vorgesetzten und einen Gang zur Schlüsselausgabe. Heute ist das meiste erledigt, bevor sie überhaupt da ist. Die Personalabteilung legt sie an. Über Nacht übernimmt das Zutrittssystem den Datensatz, und um sieben öffnet ihre Karte alles, was die Gruppe Instandhaltung öffnet. Dafür musste niemand etwas tun. Im Grunde hat unsere Branche zehn Jahre genau darauf hingearbeitet.

Die Gruppe Instandhaltung öffnet aber auch die Schalträume und das Dach. Jemand hat dafür einmal das Profil eines Hausmeisters kopiert, und der brauchte das alles wirklich. Seitdem bekommt es jeder, der neu anfängt. Das System hat ihr eine Entscheidung mitgegeben, die 2019 für jemand anderen gefallen ist. Technisch einwandfrei.

Ich glaube, so sieht es heute an den meisten Standorten aus. Zutritt vergeben können wir inzwischen sehr gut. Beim Entscheiden sind wir kaum weitergekommen. Die saubere Übernahme aus dem Personalsystem und die Karte im Handy sind beide nützlich. Aber keins von beiden sagt Ihnen, wer ihr die Schalträume zugestanden hat. Und ob das in einem Jahr noch gilt, auch nicht.

Das Zutrittssystem bekommt seine Leute vielleicht direkt aus dem Personalsystem. Die Schlüssel gehen trotzdem auf Zuruf an der Ausgabe raus. In ihrer zweiten Woche öffnet ihre Karte die Technikräume nicht. Also holt ihr Vorgesetzter an der Ausgabe einen Schlüssel für sie, und im Schlüsselbuch stehen seine Initialen. Jetzt hat sie Zutritt auf zwei Wegen. Der eine kommt aus einer Gruppe, die seit Jahren keiner angeschaut hat. Der andere von einem Vorgesetzten an einem hektischen Morgen. Warum, steht bei keinem von beiden.

Die IT-Sicherheit hat das schon hinter sich. Auch dort wurden Konten vergeben und vergessen, bis Entscheiden und Einrichten zwei getrennte Aufgaben wurden. Wer ein System verantwortet, entscheidet, wer hinein darf. Die IT richtet den Zugang ein, und alle paar Monate muss jemand bestätigen, dass es dabei bleiben soll. Manche Standorte trennen das inzwischen auch für Karten. Für sensible Schlüssel gibt es an manchen Ausgabestellen ein Genehmigungsverfahren. Die jährliche Schlüsselinventur, falls es eine gibt, prüft, ob sie den Schlüssel noch hat. Ob sie ihn noch haben sollte, fragt keiner.

Beim Entscheiden legt das Unternehmen fest, wer was öffnen darf, aus welchem Grund und bis wann. Und zwar einmal, egal ob die Tür einen Schlüssel braucht oder eine Karte. Fragt dann eine neue Sicherheitsleitung nach dem Warum, gibt es eine Antwort mit Namen und Grund.

Wer wohin darf, entscheiden Sie. Die Zutrittshoheit bleibt bei Ihnen. portierX setzt Ihre Entscheidung in den angebundenen Zutrittssystemen um, gibt die Schlüssel danach aus und hält jeden Schritt nachweisbar fest. Bis zum öffentlichen Start Anfang 2027 gibt es portierX nur auf Einladung.

Sie kommt zurecht. Ihre Karte funktioniert, ihr Vorgesetzter vertraut ihr, und die Arbeit wird gemacht. Sie kommt auch in die Schalträume. Die einzige Entscheidung dahinter ist 2019 für einen Hausmeister gefallen.