So verwalten Sie mechanische Schlüssel und elektronische Zutrittsausweise an einem Ort

Die meisten Unternehmen betreiben zwei Zutrittssysteme, ohne sich je dafür entschieden zu haben. Die elektronische Seite, Ausweise und Leser, hat einen Bildschirm und einen Verantwortlichen. Die mechanische Seite, die Schlüssel und Zylinder, steht in einer Tabelle oder liegt in einer Schublade. Jede Seite läuft für sich, und keine weiß, was die andere verwaltet.

Das geht gut, bis jemand eine Frage stellt, die beide Systeme zugleich betrifft. Wer kommt in den Technikraum? Hat der Dienstleister, der letzten Monat gegangen ist, Ausweis und Schlüssel zurückgegeben? Wenn die Antwort auf zwei Systeme verteilt ist, die nichts voneinander wissen, lässt sie sich nicht sicher geben.

Schlüssel und Zutrittsausweise an einem Ort zu verwalten, löst das. Es heißt nicht, einen Anbieter für jedes Schloss zu haben. Es heißt, einen Nachweis darüber zu führen, wer welche Schlüssel und Ausweise hält, damit die Frage eine Antwort hat.

Wichtige Erkenntnisse

• Zwei Systeme, eine Person. Ein Dienstleister bekommt den Ausweis vom Sicherheitsteam und die Schlüssel vom Facility-Management, Monate auseinander ausgegeben, und kein einziger Nachweis führt beide zusammen.
• „Ein Ort“ ist ein Nachweis, kein Schrank. Gesucht ist eine Seite pro Person, die ihre Ausweise und ihre Schlüssel auflistet, nicht ein größerer Kasten an der Wand.
• Vier Dinge, die der Nachweis leisten muss. Jeden Ausweis und Schlüssel einer namentlich benannten Person zuordnen, jede Ausgabe und Rücknahme erfassen, die Historie über Jahre halten und jeden Schlüssel mit den Zylindern verbinden, die er öffnet.
• Sehen, was eine Person hält, bevor Sie es schließen. Wenn jemand geht, zeigt der Nachweis jeden Ausweis und Schlüssel, den die Person hält, damit keiner still aktiv bleibt.
• Das System zum Standort passen. Ein rein mechanischer Standort braucht einen Schlüsselnachweis, der an den Schließplan gebunden ist. Ein Standort mit elektronischem Zutritt und Schlüsseln braucht einen Nachweis, der beides abdeckt.

Warum Schlüssel und Ausweise in zwei Systemen enden

Der Zutritt eines Standorts wächst mit der Zeit. Das elektronische System kommt mit einem Gebäude oder einer Sicherheitsmodernisierung und verwaltet Ausweise und Leser, während die mechanischen Schlüssel mit den Schlössern kommen und, wenn überhaupt, in einer Tabelle stehen, die derjenige führt, der sie ausgibt.

Die beiden Seiten liegen bei verschiedenen Teams, auf verschiedenen Bildschirmen, in verschiedenen Takten. Im Alltag läuft das. Es spannt sich bei der Prüfung, bei der Frage, die beide zugleich betrifft. Eine Person hält ein paar Ausweise und ein paar Schlüssel, und kein einzelnes System hält die vollständige Liste.

Über mehrere Standorte wird die Lücke größer. Ein Wartungsunternehmen hält einen Ausweis an einem Standort und Schlüssel zu den Schalträumen an drei weiteren. Ein einziger Nachweis darüber, was dieses Unternehmen überall hält, ist der einzige Weg zu wissen, was es bedeutet, seinen Zutritt zu schließen.

Was es wirklich braucht, um Schlüssel und Ausweise an einem Ort zu verwalten

Ein System, das Schlüssel und Ausweise abdeckt, muss vier Dinge leisten, die getrennte Schlüssel- und Ausweissysteme nicht können:

1. Ein Nachweis pro Person. Jeder Schlüssel und jeder Ausweis, den eine Person hält, steht bei dieser Person, sodass sich in einer einzigen Suche finden lässt, wer was hält.
2. Ausgabe und Rücknahme für Schlüssel und Ausweise erfasst. Jeder ausgegebene Ausweis und jeder herausgegebene Schlüssel wird mit verantwortlicher Person und Datum erfasst, jede Rücknahme ebenso.
3. Ein Prüfnachweis, der über Jahre erhalten bleibt. Bei einer Prüfung ist die Antwort auf jede Frage bereits erfasst, nicht aus einer Tabelle und einem separaten Software-Export rekonstruiert.
4. Jeder Schlüssel mit den Zylindern verbunden, die er öffnet. Kommt ein Schlüssel nicht zurück, sehen Sie genau, welche Türen offenstehen, und tauschen nur diese, statt einen ganzen Standort als kompromittiert zu behandeln.

Leistet ein System diese vier Dinge, hat die Frage, die Schlüssel und Ausweise zugleich betrifft, eine Antwort. Leistet es sie nicht, sind Sie zurück bei zwei Listen und einer Vermutung.

Wie Sie ein System wählen, das Schlüssel und Ausweise abdeckt

Wählen Sie das System danach, wie es Schlüsselbewegungen erfasst und den Nachweis führt, nicht nach der Hardware. Fragen Sie zuerst:

• Kann die Software die Schlüssel und Ausweise einer Person auf einem Nachweis zeigen, oder liegen sie an zwei Stellen?
• Wird jede Ausgabe und Rücknahme mit namentlich benannter Person und Datum erfasst?
• Bleibt die Historie über Jahre verfügbar und lässt sie sich für eine Prüfung oder eine Übergabe sauber exportieren?
• Weiß das System bei mechanischen Schlüsseln, welche Zylinder jeder Schlüssel öffnet?
• Lässt sich, wenn jemand geht, alles auflisten, was die Person hält, und jeder Schlüssel Stück für Stück zurücknehmen?

Ein Schlüsselschrank steht für die Schlüssel in diesem Schrank. Ein Ausweissystem steht für die Ausweise. Was beides abdeckt, ist die Software, die den Nachweis führt, nicht der Schrank und nicht der Leser.

Wo portier ins Spiel kommt

Wenn Sie sowohl elektronische Zutrittsausweise als auch mechanische Schlüssel abdecken müssen, hat portier zwei Produkte, und welches passt, hängt vom Standort ab. portier entwickelt seit 1992 Software für Schlüssel und Schließanlagen und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Ein Standort, der einen Nachweis über elektronischen Zutritt und Schlüssel hinweg braucht, passt zu portierX, das vor dem Start nur auf Einladung verfügbar ist. portierX führt einen Nachweis pro Person, verbindet elektronische Zutrittssysteme und verfolgt jeden Schlüssel und jede Karte von der Ausgabe bis zur Rücknahme. Wenn das zu Ihrem Standort passt, fragen Sie uns nach einer portierX-Einladung.

Nutzt der Standort nur mechanische Schlüssel, passt portier Vision 5: wer welchen Schlüssel hält, jede Ausgabe, Rücknahme und Übergabe mit verantwortlicher Person und Datum, überfällige Rückgaben sichtbar gemacht und jeder Schlüssel mit den Zylindern verbunden, die er öffnet. Es arbeitet mit der bereits installierten Schließtechnik. Siehe portier Vision 5 für Details und eine Demo-Anfrage.

Häufige Fragen zum Verwalten von Schlüsseln und Ausweisen an einem Ort

Wie können wir Schlüssel und elektronische Zutrittsausweise an einem Ort verwalten?

Verwalten Sie sie aus einem Nachweis heraus, nicht aus einem Stück Hardware. Eine Seite pro Person listet jeden Ausweis und jeden Schlüssel auf, den sie hält, erfasst jede Ausgabe und Rücknahme mit namentlich benannter Person und Datum, hält die Historie über Jahre und verbindet jeden mechanischen Schlüssel mit den Zylindern, die er öffnet. Mit diesem Nachweis ist in einer einzigen Suche sichtbar, wer über Schlüssel und Ausweise hinweg was hält.

Kann ein System sowohl mechanische Schlüssel als auch Zutrittskarten verfolgen?

Ja, wenn es dafür gebaut ist, einen Nachweis pro Person über beides zu führen. Der Nachweis hält jede Karte und jeden Schlüssel mit Ausgabe und Rücknahme, sodass der vollständige Zutritt einer ausscheidenden Person auf einer Seite steht und nicht zwischen dem Ausweisbildschirm des Sicherheitsteams und der Tabelle des Facility-Managements geteilt ist.

Was braucht ein Nachweis über Schlüssel und Ausweise, um prüfsicher zu sein?

Jede Ausgabe und Rücknahme einer namentlich benannten Person und einem Zeitpunkt zugeordnet, über Jahre gehalten und exportierbar, damit eine Prüfung oder eine Übergabe aus dem Nachweis beantwortet wird und nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Für die Schlüssel braucht es zusätzlich, dass jeder mit den Zylindern verbunden ist, die er öffnet.

Wie schließen Sie den Zutritt einer Person, wenn sie geht?

Beginnen Sie beim Nachweis darüber, was sie hält. Entziehen Sie den Ausweis in dem System, das ihn ausgegeben hat, nehmen Sie dann die Schlüssel zurück und bestätigen Sie jeden einzelnen. Ein Schlüssel lässt sich nicht vom Schreibtisch aus abschalten, er muss körperlich zurückkommen. Geschlossen ist es, wenn Nachweis und Austritt übereinstimmen, nicht wenn der Ausweis aus ist und die Schlüssel noch draußen sind.

Reicht eine Tabelle, um Schlüssel und Ausweise gemeinsam zu verwalten?

Nein. Eine Tabelle zeigt, was existiert, nicht was geschehen ist, und die Ausweisseite erreicht sie gar nicht. Sie kann nicht belegen, wer eine Karte oder einen Schlüssel quittiert hat, hält weder Datum noch verantwortliche Person und verbindet keinen Schlüssel mit den Zylindern, die er öffnet. Für ein Gebäude reicht es mit Mühe. Über mehrere hinweg lässt sich damit nicht zeigen, ob eine ausscheidende Person tatsächlich sauber abgemeldet wurde.