Physisches Zutritts-Offboarding, ausgerichtet am HR-Austritt

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, erfasst die Personalabteilung den Austritt, und E-Mail und Logins sind meist innerhalb einer Stunde gesperrt. Das Identitätssystem entzieht die Konten, und die Softwareseite schließt sauber ab.

Der physische Zutritt bleibt manchmal unangetastet. Er wird vielleicht am selben Tag deaktiviert, wenn jemand daran denkt, und wenn nicht, können die Schlüssel über Monate in einer Schublade oder in einer Jackentasche liegen.

Der Grund ist einfach. Das HR-System weiß, dass die Person gegangen ist. Die Türsysteme wissen es nicht, weil nichts es ihnen mitteilt.

Den physischen Zutritt am HR-Austritt auszurichten, auch physisches Zutritts-Offboarding genannt, bedeutet, dass der erfasste Austritt und der Zutritt, den die Person noch hat, wieder in Deckung gebracht werden, statt vergessen zu werden, bis jemand nachfragt.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Lücke ist die mechanische Seite. HR schließt die Konten schnell, aber Ausweise und Schlüssel können monatelang aktiv bleiben, weil nichts den Türen mitteilt, dass jemand gegangen ist.
• Drei Systeme, die nicht miteinander sprechen. HR hält den Austritt, das Zutrittskontrollsystem hält die Ausweise, das Schlüsselregister hält die Schlüssel, und jedes läuft für sich.
• Schließen Sie den Zutritt in einem Schritt, nicht in dreien. Beginnen Sie mit einem Nachweis darüber, was die ausscheidende Person hält, entziehen Sie den elektronischen Zutritt und holen Sie dann jeden Schlüssel zurück und bestätigen ihn.
• Ein Schlüsselnachweis muss belegen, nicht nur auflisten. Historie, überfällige Rückgaben und jeder Schlüssel samt den Zylindern, die er öffnet, sind das, was eine Tabelle nicht leisten kann. Eine Liste hält das nicht aktuell; ein System schon.
• Ein sauberer Austritt ist eine Übergabe zwischen zwei Stellen. Wenn Sie in der Personalabteilung sind, heißt das, der physischen Seite eine vollständige Liste dessen zu übergeben, was die Person hielt. Wenn Sie das Schlüssel- oder Zutrittssystem führen, heißt das, jeden Schlüssel und Ausweis auf dieser Liste gegen den Austritt zu schließen.
• Zwei Produkte, passend dazu, wie Ihre Liegenschaft geführt wird. Eine Liegenschaft auf mechanischen Schlüsseln nutzt portier Vision 5, von einem Unternehmen, das seit 1992 Software für die Schlüsselverwaltung entwickelt. Für eine Liegenschaft, die elektronische Zutrittssysteme umfasst, kommt portierX ins Spiel. portierX gibt es bis zum Marktstart nur auf Einladung. portierX führt für jede Person einen Datensatz, bindet elektronische Zutrittssysteme an und verfolgt jeden Schlüssel und jede Karte von der Ausgabe bis zur Rückgabe. Da portierX auch die Schlüssel abdeckt, braucht eine Liegenschaft mit elektronischem Zutritt nicht zusätzlich Vision 5, es ist also ein Produkt, nicht beide.

Warum der physische Zutritt die Person überdauert

Der Austritt wird einmal erfasst, in dem System, das die Liste führt, wer im Unternehmen arbeitet. Die Software liest ihn und schließt die Konten. Die Türen können ihn nicht lesen.

Auch physischer Zutritt ist selten ein einziges System. Die elektronische Seite, Ausweise und Leser, hat einen Verantwortlichen und einen Bildschirm. Die mechanische Seite, die Schlüssel und Zylinder, die keine Software abschaltet, lässt sich nicht vom Schreibtisch aus abschalten. Sie muss zurückkommen.

Warum der Zutritt oft nicht zur Person passt

Das HR- oder Identitätssystem, der elektronische Zutritt und die mechanischen Schlüssel werden jeweils von einem anderen Team geführt, auf einem anderen Bildschirm, in einem anderen Rhythmus, ohne dass etwas sie verbindet.

Wenn jemand geht, erfasst das HR-System den Austritt, aber bei den beiden anderen passiert nichts. Also wartet der Ausweis darauf, dass sich jemand erinnert, und die Schlüssel warten darauf, dass jemand nachfragt.

Ein sorgfältiges Team kann das von Hand überbrücken, aber es löst das Problem nicht. In einer größeren Liegenschaft wie einem Klinikcampus oder einem Flughafen, mit mehreren Türsystem-Herstellern und Tausenden mechanischen Schlüsseln, kann die manuelle Brücke bei Schichtwechseln eine große Lücke lassen. Wenn sie reißt, entsteht die Lücke, die jede Sicherheitsprüfung abklopft. Eine Person, die gegangen ist, kann weiterhin hinein, wenn sie den Schlüssel noch hält.

So schließen Sie das physische Zutritts-Offboarding, Schritt für Schritt

Ob es eine Person ist oder fünfzig, die Schritte sind dieselben, und ein einziger gemeinsamer Nachweis schließt die Lücke.

1. Beginnen Sie mit dem Nachweis darüber, was jede Person hält, an einem Ort, sodass der Austritt an einer vollständigen Liste gemessen wird und nicht an drei Teilsystemen.
2. Entziehen Sie den elektronischen Zutritt. Ausweise und Leserberechtigungen werden in dem System entzogen, das sie verwaltet.
3. Holen Sie die mechanischen Schlüssel zurück und bestätigen Sie jeden einzelnen. Ein Schlüssel gilt erst als zurückgeholt, wenn er physisch zurückgegeben und die Rückgabe erfasst ist.
4. Für jeden Schlüssel, der noch draußen ist, prüfen Sie, welche Zylinder er öffnet. Genau zu wissen, welche Zylinder ein verlorener Schlüssel öffnet, ist besser, als den ganzen Standort als gefährdet zu behandeln.
5. Führen Sie den Nachweis. Wer was hielt, wann es ausgegeben und wann es zurückgegeben wurde, damit der Abschluss bei der Prüfung belegbar ist und nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden muss.

Das Offboarding ist geschlossen, wenn der Nachweis und der Austritt übereinstimmen, nicht wenn der Ausweis deaktiviert und die Schlüssel noch draußen sind.

Worauf Sie achten sollten

Die elektronische Seite hat meist schon ein System. Die mechanische Seite wird meist in einer Tabelle geführt, also muss der Nachweis, der die Lücke schließt, vier Dinge leisten, die eine Tabelle nicht kann:

• Lückenlose Ausgabe- und Rückgabehistorie. Jede Ausgabe, Rückgabe und Übergabe erfasst bei einer Person und einem Schlüssel, mit Datum und verantwortlicher Person, über Jahre aufbewahrt.
• Überfällige Rückgaben, von selbst sichtbar. Welche Schlüssel überfällig sind, wer sie hält und welche Zylinder sie öffnen, erscheint ohne manuelle Arbeit.
• Jeder Schlüssel mit dem Schließplan verknüpft. Das System weiß, welche Zylinder ein Schlüssel öffnet, sodass ein verlorener Schlüssel auf bestimmte Türen verweist statt auf das ganze Gebäude.
• Nachweise, die einer Prüfung standhalten. Eine Prüfung fragt, wer einen Schlüssel hielt und wann er zurückkam, und die Antwort ist erfasst, nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert.

Wo portier ins Spiel kommt

portier entwickelt seit 1992 Software für die Schlüssel- und Schließanlagenverwaltung und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

portier Vision 5 ist für mechanische Schlüssel. Es führt einen lückenlosen Nachweis über jeden Schlüssel und Zylinder: wer was hält, jede Ausgabe, Rückgabe und Übergabe, überfällige Rückgaben, die von selbst hervortreten, und jeder Schlüssel mit den Zylindern verknüpft, die er öffnet. Wenn jemand geht, ist das, was ausgegeben wurde und was zurückkam, erfasst, und überfällige Rückgaben treten hervor, sodass ihnen nachgegangen werden kann. Kommt ein Schlüssel nicht zurück, sehen Sie genau, welche Zylinder er öffnet, sodass Was ein verlorener Generalschlüssel kostet eine eingegrenzte Zahl bleiben und nicht der Austausch der ganzen Anlage. Es arbeitet mit der bereits installierten Schließhardware. Um Ihre Schlüssel unter Kontrolle zu bringen, siehe portier Vision 5.

Für eine Liegenschaft, die elektronischen Zutritt und Schlüssel umfasst, kommt portierX ins Spiel. portierX gibt es bis zum Marktstart nur auf Einladung. portierX führt für jede Person einen Datensatz, bindet elektronische Zutrittssysteme an und verfolgt jeden Schlüssel und jede Karte von der Ausgabe bis zur Rückgabe. Wenn das Ihre Liegenschaft ist, fragen Sie uns nach einer Einladung.

Häufige Fragen zum physischen Zutritts-Offboarding

Was ist physisches Zutritts-Offboarding?

Es ist das Schließen des physischen Zutritts, den eine Person hatte, ihrer Ausweise, Berechtigungen und mechanischen Schlüssel, wenn sie das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt, sodass eine ausgeschiedene Person keine Tür mehr öffnen kann. Es ist die physische Seite desselben Offboardings, das die Konten und Logins abschaltet, und es ist erst erledigt, wenn jeder Schlüssel und jede Berechtigung zurückgegeben oder entzogen ist.

Wie entziehen Sie einem Mitarbeiter beim Austritt den physischen Zutritt?

Sobald HR das Austrittsdatum bestätigt, gehen Sie in das System, das erfasst, welchen Zutritt die Person hält, und entziehen dort den elektronischen Zutritt. Holen Sie dann die mechanischen Schlüssel zurück und bestätigen Sie jeden einzelnen. Für jeden Schlüssel, der noch draußen ist, prüfen Sie, welche Zylinder er öffnet. Es ist erledigt, wenn die Schlüssel zurück sind, der elektronische Zutritt entzogen ist und der Nachweis zum Austritt passt.

Wie deaktivieren Sie Ausweis und Schlüssel eines ausgeschiedenen Mitarbeiters?

Deaktivieren Sie den Ausweis in dem Zutrittssystem, das ihn ausgegeben hat, und holen Sie die mechanischen Schlüssel zurück, wobei Sie jede Rückgabe bestätigen. Es ist erst erledigt, wenn beides erledigt ist, denn ein abgeschalteter Ausweis nützt wenig, wenn die Person noch einen funktionierenden Schlüssel hält. Erledigen Sie beides zusammen, anhand der Liste dessen, was ausgegeben wurde.

Was sollten Austrittsprozesse für den physischen Zutritt abdecken?

Über Konten und Logins hinaus sollten Austrittsprozesse jeden Zutritt abdecken, den die Person erhalten hat, auf der elektronischen Seite wie bei den mechanischen Schlüsseln. Die Probe ist einfach. Können Sie an ihrem letzten Tag auflisten, was die Person hält, und bestätigen, dass jedes Element geschlossen oder zurückgegeben ist?

Was passiert mit mechanischen Schlüsseln, wenn jemand geht?

Anders als ein Ausweis lässt sich ein Schlüssel nicht abschalten. Er muss physisch zurückgegeben werden, und bis dahin öffnet er weiter die Tür. Ein gutes System erfasst jeden Schlüssel, den eine Person erhalten hat, hebt die überfälligen Rückgaben hervor und verknüpft jeden Schlüssel mit den Zylindern, die er öffnet, sodass ein Schlüssel, der nicht zurückkommt, einen bekannten Bereich abgrenzt und keine offene Frage bleibt.

Wie halten Sie das physische Zutritts-Offboarding prüfungssicher?

Erfassen Sie jede Ausgabe und Rückgabe, während sie geschieht, sodass sich belegen lässt, wer was hielt und wann es zurückkam. portier erfasst jede Schlüsselbewegung mit verantwortlicher Person und Zeitpunkt und hält diese Historie über Jahre vor, genau das, wonach eine Sicherheitsprüfung, ein Audit oder eine Übergabe fragt.

Reicht eine Checkliste oder eine Tabelle für das Zutritts-Offboarding?

Nein. Eine Checkliste zeigt, was passieren soll, nicht was tatsächlich passiert ist. Sie belegt nicht, dass ein Schlüssel zurückkam, hält weder Datum noch verantwortliche Person fest und verknüpft keinen Schlüssel mit den Zylindern, die er öffnet. Für eine Person kann das reichen, aber über mehrere Standorte und Tausende von Schlüsseln hinweg können Sie damit nicht belegen, ob ein Austritt tatsächlich geschlossen wurde.

Was leistet portier beim physischen Zutritts-Offboarding?

portier entwickelt seit 1992 Software für die Schlüssel- und Schließanlagenverwaltung und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. portier Vision 5 läuft für mechanische Schlüssel und führt den Schlüsselnachweis: Ausgabe, Rückgabe und Übergabe, überfällige Rückgaben und die Zylinder, die jeder Schlüssel öffnet, und arbeitet mit der bereits installierten Schließhardware. portierX gibt es bis zum Marktstart nur auf Einladung. portierX führt für jede Person einen Datensatz, bindet elektronische Zutrittssysteme an und verfolgt jeden Schlüssel und jede Karte von der Ausgabe bis zur Rückgabe.